Op onze pagina over hybride werken gaven we al aan dat een doordacht beleid voor remote working/ hybride werken raadzaam is. In deze blog delen we tips om dit beleid op te stellen en tot uitvoer te brengen.
✔ Hoe ga je om met security en informatiebeveiliging als mensen deels thuiswerken? Formuleer een protocol zodat je hier grip op houdt en medewerkers weten wat je van hen verwacht.
✔ Managen van spreiding; zorg dat je weet wie wanneer naar kantoor komt om spitsuren te voorkomen.
✔ Een kleiner pand is niet per se een oplossing, want de kantoorfunctie verandert. Minder vaste plekken staat tegenover de behoefte aan meer ruimte voor open plekken, bijvoorbeeld voor brainstormsessies, trainingen en vergaderingen.
✔ Zorg voor voldoende concentratieplekken; als het kantoor een ontmoetingsplaats wordt zal er veel overleg plaatsvinden zowel fysiek als digitaal. Voor een videocall moet men zich kunnen afzonderen, tevens voor geconcentreerd werk tussen de vergaderingen door.
✔ Ga met het personeel in gesprek, vind een compromis tussen management en het personeel en zorg dat men dezelfde taal spreekt. Ga de discussie aan waarom het beter is dat activiteiten thuis gebeuren, of juist op werk. Kijk daarbij tevens naar productiviteit vs. werkdruk. Wees transparant richting het personeel.
✔ Gebruik data om te bepalen op welke manier het hybride werken wordt ingericht. Stel cases op en houd enquêtes om te achterhalen waar de behoefte ligt en waarom. Hybride werken vraagt om maatwerk voor jouw organisatie.
✔ Zorg ervoor dat er ruimte is voor personalisering binnen het werkplekconcept. Bijvoorbeeld aan de hand van een eigen totempaal voor een personeelslid, je stimuleert hierbij tevens sociale interactie.
✔ In het kader van nieuwe werknemers; zorg voor een ‘buddy’, aandacht vanuit de manager en laat een nieuw personeelslid op meerdere afdelingen meedraaien.
✔ Online reserveersysteem voor werkplekken en vergaderruimtes
Hoe houd je grip op de bezetting op kantoor, als medewerkers zelf bepalen waar ze werken? Met werkplekbeheer in de cloud reserveren medewerkers zelf een werkplek. Tegelijk pas je het aantal beschikbare werkplekken flexibel aan. Indien de richtlijnen plotseling veranderen kun je hierop snel anticiperen. Medewerkers boeken zelf een werkplek of vergaderruimte. Het aantal te reserveren werkplekken is in het systeem eenvoudig op of af te schalen. Dit biedt grip, overzicht en flexibiliteit.
✔ Geavanceerde videovergaderoplossing. Hoe zit het met de beveiliging? Kunnen gasten ook zónder account deelnemen aan een vergadering? En hoe zit het met de geluid- en beeldkwaliteit? Een gebruiksvriendelijke, solide oplossing draagt bij aan het werkplezier van medewerkers en de tevredenheid van klanten en relaties.
✔ IT-beheer op afstand
Een hybride manier van werken en de oplossingen die hiervoor nodig zijn, vragen om continuïteit van IT. Je wilt escalatiemanagement voorkomen. Overweeg daarom een externe partner die het IT-beheer regelt en de prestaties proactief monitort. Dankzij rapportages heeft onze IT afdeling eventuele escalaties vroegtijdig in het vizier. Zo houden jouw IT-specialisten hun handen vrij voor strategische taken. En medewerkers werken doorlopend soepel op afstand samen. Lees hier meer over wat onze IT-afdeling voor jou kan betekenen.
✔ Stel jezelf ook de vraag hoe je (tijdkritische) fysieke post snel bij de juiste afdeling of medewerker krijgt. Digitalisering kan uitkomst bieden.
✔ Documentbeheer: Altijd en overal documenten delen
Zorg ook dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie en documenten. Met een documentmanagementsysteem in de cloud werken collega’s soepel samen aan documenten. Ook delen zij informatie gemakkelijk met elkaar.
✔ Groeiend belang van een gezonde werkomgeving. Zorg voor een schone lucht op kantoor: bekijk hier hoe je dit kan doen met Aeramax. En faciliteer thuiswerken zodat medewerkers volgens de arbo richtlijnen prettig thuis kunnen werken. Wij kunnen je hierbij ontzorgen met onze thuiswerkservice.
Bekijk ook onze ander blog(s) over hybride werken:
Ben je op zoek naar meer informatie hoe hybride werken er voor jouw organisatie uit zou kunnen zien? Wij gaan graag met je in gesprek.
Mail naar [email protected], bel ons op 076-5780848 of maak gebruik van ons contactformulier via onderstaande button.
Contactformulier
