Steeds vaker horen wij, in toenemende mate, van onze relaties dat printservers worden uitgefaseerd. Hierdoor wordt de cloud een essentieel onderdeel doordat deze niet meer weg zal vallen. Ook horen wij dat de wens om volledig in de cloud te werken steeds groter wordt onder onze relaties. Dit betekent dat het proces van de printopdrachten ook zal mee veranderen. Het uiteindelijke doel is dan ook om de printopdrachten te laten verlopen via een cloudprovider, zonder een printserver op locatie te hebben. Middels onze partner, Toshiba, kunnen we dit avontuur samen starten. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem dan contact met een van onze specialisten op.
De uitdaging van printen zonder printserver
De vraag om te printen in de cloud zonder printserver lijkt in eerste instantie erg simpel vanuit het perspectief van de gebruiker. Echter zitten er vanuit het technisch oogpunt wat haken en ogen aan:
- Wat als er geen verbinding met de cloud is?
- Hoe wordt de veiligheid van data gegarandeerd?
- Hoe wordt de data veilig getransporteerd
Een printopdracht belandt nu eenmaal niet zomaar vanaf een laptop op de printer. Dat is waar ons avontuur van start gaat.
Voordelen van printen in de cloud
Voor een organisatie zijn er veel voordelen om een printoplossing als SaaS te gebruiken. SaaS staat voor Software as a Service en wordt ook wel software on demand genoemd. Deze software wordt als dienst aangeboden. Dit betekent dat je de software niet hoeft aan te schaffen, maar je via een contract kunt gebruik kunt maken van deze software. Doordat je de software niet zelf hoeft aan te schaffen realiseer je meteen een flinke kostenbesparing.
Middels een contract behoud je ook veel flexibiliteit in de looptijd en aantallen, maar denk ook aan een besparing op licenties en support. Daarnaast is de software altijd up-to-date, omdat de updates automatisch plaatsvinden. Bovendien voegt het een hoop gemak toe voor gebruikers en genieten ze van extra functionaliteiten, zoals het afdrukken vanuit huis en of een andere externe locatie. Zo kunnen we het op een later moment ophalen op kantoor.
Nadelen van cloud printing
Er zijn natuurlijk ook nadelen verbonden aan printen in de cloud, maar deze hebben - in onze optiek – maar een kleine impact. Een SaaS oplossing hangt niet letterlijk in de lucht. Een dergelijke oplossing moet ook op een server staan. Uiteraard is dit niet de server van de eigen organisatie, maar loopt dit via de server van de aanbieder. De aanbieder is verantwoordelijk voor de beveiliging van de server en alle data die erop staat. Vaak wordt deze server en capaciteit gedeeld met andere klanten van de provider. Ook het verzorgen van de updates en het werkbaar en snel houden van de systemen valt onder het takenpakket van de aanbieder. Als klant heb je hier geen invloed op. Waar je in eigen beheer nog kunt kiezen om een update niet door te voeren of uit te stellen, is deze keuze er niet bij een SaaS overeenkomst. Bij wijzigingen in bijvoorbeeld de gebruikersinterface, dan krijgen de gebruikers direct deze nieuwe interface om mee te werken. Het is ontzettend belangrijk om dit goed uit te zoeken en te kiezen voor een juiste aanbieder.
Tip: Wij adviseren om altijd een goede SLA en verwerkingsovereenkomst af te sluiten.
Verschillende devices, dezelfde wensen
Traditioneel gezien hebben medewerkers veelal een Windows PC of laptop. Het is niet ondenkbaar dat de meeste printopdrachten van dit soort devices vandaan komen. Tot zover is het geen rocket science voor onze specialisten. Dit doen wij al jaren en ook voor gebruikers is dit niets nieuws. Er hangt wel een maar aan: tegenwoordig drijven we steeds verder af van het traditionele en zijn er nog maar weinig collega’s met alleen een PC of laptop. Zo worden smartphones of tablets steeds vaker gebruikt om bedrijfsprocessen af te handelen en dus ook om documenten af te drukken. In het onderwijs wordt bijvoorbeeld veelvuldig gebruikgemaakt van Chromebooks en Chrome OS. Natuurlijk komen er binnen vrijwel iedere organisatie ook bezoekers op locatie die graag een afdruk maken en daarnaast werken veel collega’s tegenwoordig in een hybride vorm. Dit betekent dat een cloud print oplossing moet kunnen meegroeien en vanuit alle gebruikelijke devices en bij voorkeur ook vanaf externe locaties gebruikt kan worden.
Wil je hier mee informatie over hebben of ben je op zoek naar een oplossing die volledig voldoet aan je wensen? Wij vertellen je graag meer en nemen je mee in hoe wij projecten aanvliegen. Neem dan contact op met ons via onderstaand contactformulier.
Contactformulier
